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Implementação do SEI no IF Baiano

Atualizado em 16 de fevereiro de 2018 às 10h02 | Publicado em 16 de fevereiro de 2018 às 09h58

Nesta etapa, o Grupo de Trabalho do Sistema Eletrônico de Informações realiza treinamentos virtuais

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Desde o ano passado, o Instituto Federal Baiano (IF Baiano) realiza a implementação da plataforma de software Sistema Eletrônico de Informações (SEI) com o objetivo de dar celeridade ao funcionamento das atividades na instituição. Dentro do cronograma, em 2018, o Grupo de Trabalho (GT) realizou três treinamentos virtuais com servidores através do Webinar (webconferência em que os participantes interagem via chat seja por conversa entre usuários ou encaminhando perguntas ao palestrante).

Nesses treinamentos, entre os assuntos abordados, estiveram Processo Eletrônico Nacional (PEN), bases legais, o SEI no IF Baiano, sítio eletrônico do projeto SEI, acesso ao ambiente de treinamento, acesso à ferramenta, interface, primeiro processo (ajuste de acesso, como aprender mais, próximas etapas) e lançamento do processo prestação de contas do ressarcimento de auxílio saúde. “Os encontros virtuais irão acontecer sob demanda sempre que lançarmos um novo processo no sistema ou existir demanda da comunidade”, diz Victor Borges, membro do GT.

Borges lembra que o projeto piloto foi lançado no Gabinete da Reitoria. A partir do sistema, o setor passou a emitir ofícios através da ferramenta. “O que é necessário entender é que o SEI é um sistema que precisa ser customizado e parametrizado para a realidade do instituto, assim como o Instituto precisa se adaptar a cultura de processos que é utilizada pelo SEI. Dessa forma, é necessário mapear, entender e documentar os processos do Instituto para depois inserir no sistema e disponibilizar para o servidor”, destaca.

Para a professora Milena Limoeiro, lotada no núcleo de agrimensura do Campus Uruçuca e participante de um dos treinamentos, sua expectativa é que “com a utilização do sistema será mais fácil saber como, de fato, funcionam os processos institucionais. Sempre senti falta da gestão de conhecimento dentro do Instituto, o que leva os servidores a terem muito retrabalho. Mas, com o sistema, haverá uma base única e atualizada, isso possibilitará os processos sejam executados de maneira mais célere e menos burocrática. Por conseguinte, terei mais tempo para focar nas minhas atividades que são: ensino, pesquisa e extensão”, pontua.

A equipe destaca que acelerar essa implementação para todos os processos depende da incorporação da cultura de processos no cotidiano. “Seria facilitado com a existência de um setor específico para tratar tal demanda que seria um escritório de processos”, diz Victor. Hoje, com os treinamentos, o grupo espera que os servidores realizem o processo de ajuste de setor e eles sejam alocados nas áreas que, de fato, atuam.