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Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Baiano

Pró-Reitoria de Extensão

Dúvidas Frequentes

GUIA: Projetos de Extensão: o que preciso saber?!

• Projetos de Extensão: o que preciso saber?!

CADASTRO DE PROJETO

1. No momento do cadastro do projeto, o que devo inserir no campo Indicador Qualitativo?

R: Os indicadores qualitativos servem para avaliar o impacto dos resultados de um projeto, avaliar o quanto aquela meta/atividade foi importante para atingir o objetivo proposto no projeto, analisando a qualidade de uma ação, através da percepção das pessoas. Exemplo: para saber se um seminário proposto para 40 pessoas atingiu o objetivo, pode-se utilizar o relatório do seminário para avaliar a qualidade; ou em uma execução de treinamento, podemos coletar a percepção das pessoas sobre sua utilidade para o processo, ou seja, o quanto as pessoas sentiram que a capacitação impactará no trabalho delas.

2. Pode ter projeto sem discente?

R: Não. Todos os projetos devem ter discente na equipe, para atendimento aos objetivos estratégicos do IFBAIANO.

3. Como saber se um item que pretendo comprar é de consumo ou permanente?

R: A PROEX disponibiliza um Guia Rápido com alguns itens mais utilizados, e diferenciando permanente de consumo, baseado na Portaria nº 448/02 da Secretaria do Tesouro Nacional, disponível em: https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/

4. Qual a diferença entre o Plano de Aplicação e o Plano de Desembolso?

R: O plano de aplicação é o orçamento, é onde você elencará o que vai precisar para a execução do projeto e o plano de desembolso é onde você descreve quando pretende gastar o que foi descrito no plano de aplicação.

5. O SUAP confronta o que registramos no Plano de aplicação com o que registramos no Plano de Desembolso?

R: Não confronta. O plano de desembolso é feito a partir do plano de aplicação. O plano de desembolso é para colocar informação sobre como pretendo gastar o que planejei no plano de aplicação.

6. Posso incluir no Plano de Aplicação/Plano de Desembolso o pagamento da bolsa do discente?

R: Pode, desde que o Edital permita. No caso do PIBIEX esse pagamento é feito pelo Campus, então não é necessário adicionar esse gasto no plano de aplicação/plano desembolso.

ALTERAÇÃO DE PROJETO

1. O que pode ser alterado no projeto?

R: Metas/atividades (Cronograma), equipe e plano de aplicação / desembolso (orçamento).

2. Posso realizar quantas alterações quiser e a qualquer tempo?

R: Não. Atualmente, de acordo a normativa em vigor, as alterações estão limitadas a duas no total e devem ser feitas até 2 meses antes do encerramento do projeto. Lembrando que qualquer pedido de alteração no projeto deve ser submetido à Coordenação de Extensão e, em alguns casos, precisa ser aprovado pela PROEX.

3. Quantas vezes posso pedir prorrogação do cronograma do projeto?

R: Para solicitar prorrogação o Coordenador de Projeto deverá observar as normativas em vigor, inclusive o edital ao qual o projeto se refere. Lembrando que qualquer pedido de alteração no projeto deve ser submetido à Coordenação de Extensão e, em alguns casos, precisa ser aprovado pela PROEX.

4. As metas/atividades podem ser alteradas?

R: Podem, mas o SUAP não permite editar as metas/atividades já cadastradas. Nesse caso, o Coordenador deve informar novas metas e realizar as observações necessárias nas metas que sofrerão alterações.

5. Quando altero o Plano de Aplicação tenho que alterar o Plano de Desembolso?

R: Sim, pois toda alteração de Plano de Aplicação envolve o Plano de Desembolso, haja vista que um é vinculado ao outro.

6. O que é necessário fazer para alterar o discente voluntário do projeto?

R: Preencher o formulário de Requerimento para Alteração de Projeto de Extensão no SUAP e anexar os seguintes documentos: Termo de Compromisso de Discente (a) Extensionista Voluntário; Autorização do Responsável Legal (caso menor de 16).

7. O que é necessário fazer para alterar o discente bolsista do projeto?

R: É preciso realizar as mesmas etapas acima e anexar mais esse documento: Declaração de Disponibilidade do Discente e de não Acumulação de Bolsas. E anexar o novo Termo de Compromisso de Discente (a) Extensionista Bolsista, ou caso o discente voluntário seja o novo bolsista, substituir o Termo de Compromisso de Discente (a) Extensionista Voluntário pelo de Bolsista

8. O que é necessário fazer para alterar o coordenador do projeto?

R: Preencher formulário de Requerimento de Alteração de Projeto de Extensão no SUAP e anexar os seguintes documentos: Declaração de Anuência da Chefia Imediata (mesmo que já tenha sido apresentada anteriormente como membro da equipe, deverá apresentar nova declaração atualizada, na condição de Coordenador); relatório parcial, as metas e gastos devem estar validados pelo Coordenador de Extensão); Termo de Compromisso de Extensionista Servidor (a) preenchido pelo novo coordenador; comprovante de transferência de recurso, se houver recurso a ser transferido. Após autorização da PROEX realizar a atualização o Coordenador de Projeto na equipe (no SUAP).

9. O que é necessário fazer para alterar membro da equipe colaborador do IF BAIANO?

R: Anexar a Declaração de Anuência da Chefia Imediata, do novo colaborador e “Encerrar a participação” do colaborador antigo na aba “Equipe”

10. Quando for excluído um membro da equipe do projeto, sem substituição, o que fazer?

R: “Encerrar a participação” dele na aba equipe do Projeto no SUAP.

11. Posso cancelar o projeto?

R: Sim, desde que não tenha sido realizada nenhuma atividade referente ao projeto. O (a) Coordenador (a) deverá apresentar as devidas justificativas e se houve recebimento de recurso financeiro, deve-se realizar a devolução do recurso através de GRU (orientações disponíveis na página da PROEX – https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/).

Caso já tenha sido realizada atividades do projeto e pagamento de bolsas, o Coordenador do projeto deverá encaminhar a prestação de contas, seguindo as orientações descritas na NI 06/2020 (disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/).

12. Posso suspender o projeto?

R: Não, a menos que haja alguma orientação expressa da PROEX nesse sentido.

13. Posso finalizar o projeto antes do prazo previsto?

R: Sim. Desde que realizada prestação de contas do projeto e comunique a suspensão de pagamento de bolsas aos discentes, quando for o caso.

EXECUÇÃO DE PROJETO

1. No campo Plano de Aplicação é preciso anexar comprovante de atividade realizada?

R: Não. Quando for Nota Fiscal deverá ser anexada quando do registro do Gasto no plano de desembolso.

2.  É possível realizar uma atividade/meta não prevista no projeto?

R: Sim, desde que antes o projeto seja alterado para contemplar a nova atividade. Sem a alteração prévia não é possível. 

3. Posso realizar uma atividade em prazo diferente do previsto (ex: previ que seria em março, mas resolvi executar em janeiro)?

R: Sim, desde que na hora do registro da atividade coloque a data correta da realização e no campo observação explicar o porquê da alteração de data. Se essa mudança implicar em aumento do prazo de execução do projeto, deve-se fazer a solicitação de alteração da PROEX (para projetos que receberam recurso financeiro).

4. O Plano de Desembolso precisa ser seguido ou posso realizar as compras em meses diferentes do estipulado?

R: O ideal é ser realizado dentro dos meses estipulados, porém pode ser realizada compras em meses diferentes do estipulado, atentando só para o prazo de execução do projeto determinado pelo Edital ou orientações da PROEX.

5. Como utilizar o campo lições aprendidas, que tipo de informação colocar?

R: As lições aprendidas visam garantir que as melhorias implantadas ao longo de um projeto possam ser também implementadas como padrão nos projetos futuros, como forma de evitar a repetição de equívocos em quaisquer atividades, assim ajudando a instituição a amadurecer em gerenciamento de projetos. O seu preenchimento se dá na finalização do projeto e para finalizar o projeto é obrigatório informar pelo menos uma lição.

6. Devo anexar fotos das atividades executadas?

R: Sim. Deve-se anexar na aba “Fotos” pelo menos duas fotos. Na aba metas e atividades a inclusão das fotos fica a critério do(a) Coordenador(a) do Projeto.

7. Preciso alterar um item que previ comprar, pois não preciso mais, vou trocar por outro. Como proceder?  

R: Fazendo a solicitação de alteração previamente, que deve ser submetida à Coordenação de Extensão e, em seguida, aprovado pela PROEX.

8. Previ a compra de um item, porém não será mais adquirido por não ser mais necessário. O que fazer?

R: Poderá solicitar a alteração do plano de aplicação e substituir pelo item que não será mais necessário ou pode optar por não comprar o item e devolver o recurso ao final do projeto. Lembrando que qualquer alteração no projeto deve ser submetida à Coordenação de Extensão e, em seguida, aprovado pela PROEX.

9. Posso comprar algo após o fim do prazo de vigência do projeto?

R: Não. Não é possível adquirir itens fora do período de execução do projeto. Exemplo: Se o período de execução do projeto ocorre entre 01/FEV e 05/ABR, só poderão ser realizadas compras dentro desse período. Recomendamos adquirir todos os itens necessários para o projeto nos primeiros 2 meses de execução, por precaução. 

10. Como realizar despesa com alimentação durante a execução do projeto?

R: As despesas com alimentação e hospedagem podem ser realizadas apenas para os discentes, desde que prevista no Plano de Aplicação do projeto. Recomendamos verificar atentamente o anexo I da NI 06/2020 disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/ , para mais esclarecimentos.

11. Como realizar despesa com passagens e diárias durante a execução do projeto?

R: As despesas com passagens, hospedagens e diárias podem ser realizadas apenas para discentes, desde que previstas no Plano de Aplicação do projeto. Recomendamos verificar atentamente o anexo I da NI 06/2020 disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/ , para mais esclarecimentos

12. Como realizar despesa com combustível?

R: Prevendo no plano de aplicação e plano de desembolso, comprovando através de Nota Fiscal no nome do Coordenador do Projeto.

13. Como e quando é possível contratar serviços de Pessoa Física?

R: Quando o projeto demandar execução de serviços por pessoal técnico.

14. Como e quando é possível contratar serviços de Pessoa Jurídica?

R: Quando o projeto demandar execução de serviços por empresas com CNPJ.

15. Como e quando é possível custear despesa com participação de discentes em eventos científicos no país?

R: Quando discentes vinculados ao Projeto fizerem apresentação de trabalho em eventos vinculados a área do projeto. Essa atividade deve estar prevista no Plano de Aplicação e Desembolso do projeto.

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Para projetos de 2019 em diante recomendamos leitura atenta da NI 06/2020, disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/.

1. Na prestação de contas, quando tem alguma inconsistência o Coordenador de Extensão deve devolver ao Coordenador de Projeto ou deve encaminhar com seu parecer para a PROEX?

R: O(A) Coordenador(a) de Extensão devolve ao Coordenador do Projeto solicitando adequação, após a aprovação pelo Coordenador de Extensão, esse deve encaminhar a prestação de contas para a apreciação da PROEX, mediante “Formulário de Prestação de contas pelo(a) Coordenador(a) de Extensão”, no qual deve constar o parecer do(a) Coordenador(a) de Extensão.

2. Qual o padrão da nota fiscal que deve ser apresentada?

R: A nota deve ter valor fiscal, estar em nome do(a) Coordenador(a) de Projeto (com indicação de CPF), ter data de emissão dentro do período de execução do projeto, descrever os itens, quantidades e valores unitários, de acordo com o plano de aplicação, valor total e estar legível.

3. Qual o padrão de recibo que pode ser apresentado por Pessoa Física prestador de serviços?

R: O recibo deve estar em nome do(a) Coordenador(a) de Projeto (com indicação de CPF), ter data de emissão dentro da vigência do projeto e descrever o serviço prestado e valor total. Deve estar legível. No site da Proex tem disponibilizado um modelo de recibo para pagamento a pessoa física (disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/editais/formularios/) . Também pode ser utilizada a Nota Fiscal Avulsa (mais recomendável).

4. No campo Prestação de Contas no SUAP tem “Comprovante de GRU” e “Extratos mensais do cartão do pesquisador”. Quando e como devo usar esses campos?

R: Quando ocorrer devolução de recursos financeiros não utilizados no projeto e nesse caso, o(a) Coordenador(a) de Projetos deverá gerar um arquivo único em PDF, contendo a GRU e o comprovante de pagamento. Vale lembrar que não será aceito o comprovante de agendamento. Os extratos mensais do cartão pesquisador não são necessários o preenchimento, haja vista que o IFBAIANO não utiliza o Cartão Pesquisador.

5. Caso tenha gastado mais do que o recurso financeiro disponibilizado para o projeto, o que acontece?

R: O(A) Coordenador(a) do Projeto assume o ônus, tendo em vista que a PROEX não realiza qualquer tipo de reembolso.

6. Caso tenha gastado menos do que o recurso financeiro disponibilizado para o projeto, o que acontece?

R: O(A) Coordenador(a) do Projeto deverá devolver o recurso financeiro através de GRU, conforme orientações disponíveis no site da PROEX.

7. Preciso fazer um relatório final do projeto submetido pelo SUAP?

R: Não. A partir dos registros feitos durante a execução do projeto, os relatórios parcial e final são automaticamente gerados. Para acessá-los no SUAP clique em Visualização > Relatório. Contudo, o(a) Coordenador(a) de Projetos deverá seguir as orientações da NI 06/2020, para solicitação da análise do projeto.

ATENÇÃO!! Para projetos anteriores a 2019, é necessário o relatório final e deve-se preencher o formulário próprio e encaminhar via processo no SUAP para a Coordenação de Extensão da Unidade, que enviará à PROEX para parecer final (vide orientações da NI nº 05/2016).

FINALIZAÇÃO DO PROJETO

1.  Qual a diferença de finalização e conclusão de projeto?

R: Finalização é a etapa realizada pelo(a) Coordenador(a) de Projeto, após realização de todas as atividades do projeto, juntamente com a validação das metas e gastos realizados pelo(a) Coordenador(a) de Projeto. Conclusão é quando o parecer de conclusão do projeto (parecer do monitor) é emitido pela PROEX (para os editais com recurso financeiro) ou pela Coordenação de Extensão (para os editais de fluxos contínuos).

2. Quando e como posso emitir uma declaração para os membros da equipe?

R: A declaração poderá ser emitida pelo Coordenador do Projeto, a qualquer tempo e para qualquer membro da equipe que esteja cadastrado no SUAP, durante o período de execução do projeto. Para imprimir, acesse o projeto na aba > Equipe, escolha o membro da equipe e clique em > Declaração de Participação.

3. Quando e como posso emitir certificados para os membros da equipe?

R: Os certificados podem ser emitidos após a conclusão do projeto. O próprio SUAP mudará o status de declaração para certificado. Para emitir o certificado, acesse o projeto e na aba >Equipe, escolha o membro da equipe e clique em >Certificado de Participação.

4. Quando e como posso emitir o Relatório Parcial e o Relatório Final?

R: A partir dos registros feitos durante a execução do projeto. Os relatórios parcial e final são automaticamente gerados. Para acessá-los no SUAP clique em Visualização > Relatório.

5. O projeto com pendências pode ser finalizado ou concluído?

R: Não. O SUAP não permite finalizar ou concluir projetos com pendências. Para verificar as pendências de um projeto clique na aba “pendências” e depois no link para ser direcionado ao local da pendência.

6. Que itens devem ser apresentados na finalização do projeto?

R: Frequência dos discentes, Listas de presença dos eventos realizados, fotos, relatórios de atividades ou avaliação de discentes, produtos gerados (relato de experiência, cartilhas, guias, relatório fotográfico, documentário etc), notas fiscais e recibos das despesas realizadas (compra de materiais e contratação de serviços adquiridos (esses itens devem estar previstos no Plano de Aplicação e Plano de Desembolso e os documentos devem estar devidamente preenchidos e legíveis).Esse texto é exemplificativo, recomendamos verificar atentamente o NI 06/2020.