Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Baiano
GUIA: Projetos de Extensão: o que preciso saber?!
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Guia Orientador do Relatório Final do Discente Extensionista
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CADASTRO DE PROJETO
O Módulo Projetos, no ambiente Extensão do Sistema Único da Administração Pública
(SUAP), é utilizado para o gerenciamento do processo de submissão, execução e prestação de
contas de projetos de extensão.
Nesse módulo é feito o cadastro de editais, de colaboradores externos (voluntários) a submissão de projetos pelos servidores da instituição, a
indicação de pré-avaliadores, avaliadores e monitores e o monitoramento da prestação de contas, além da emissão de relatórios.
Portanto, é muito importante que os cadastros e registros das informações sejam realizados de acordo com as orientações dos manuais e editais emitidos pela Pró-Reitoria de Extensão.
Abaixo apresentamos as dúvidas mais frequentes, contudo orientamos que se baseie sempre nas normativas e orientações vigentes, disponíveis em: https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/.
Vamos lá!
1. No momento do cadastro / submissão do projeto, o que devo inserir na atividade, no campo Indicador Quantitativo e Qualitativo?
R: O indicador quantitativo refere-se à unidade de medida e o indicador qualitativo, refere-se ao resultado, entrega ou impacto da atividade. Nesse sentido, apresentamos um exemplo para melhor explicação:
2. Pode ter projeto sem discente?
R: As atividades de extensão devem, prioritariamente, ter na sua equipe executora discentes extensionistas, para atendimento aos objetivos estratégicos do IF BAIANO e as diretrizes de extensao, especialmente, a indissociabilidade da extensão, do ensino e da pesquisa. Além disso, a participação em projetos de extensão contribuem significativamente com o processo formativo do(a) estudante, preparando-o(a0 para o mundo do trabalho. Contudo, o(a) proponente deverá observar sempre o disposto no Edital.
3. Como saber se um item que pretendo comprar é de consumo ou permanente?
R: A PROEX disponibiliza um Guia Rápido com alguns itens mais utilizados, e diferenciando permanente de consumo, baseado na Portaria nº 448/02 da Secretaria do Tesouro Nacional, disponível em: https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/.
Em caso de dúvidas, é prudente que a compra somente seja realizada após ter certeza da natureza da despesa, observando principalmente os ditames do edital e normativas vigentes. Dessa forma, recomendamos sempre realizar, antes da aquisição, a consulta formal junto ao setor de contabilidade do seu Campi e anexar ao projeto, na aba “anexos”, em “outros anexos”.
4. Qual a diferença entre o Plano de Aplicação e o Plano de Desembolso?
R: O plano de aplicação é a memória do orçamento, é onde você elencará o valor que precisará para a execução do projeto. Já o plano de desembolso, é o planejamento de como será realizado o gasto, informando o que pretende gastar e quando. Ademais, é no Plano de Desembolso que são lançados os documentos fiscais referentes aos gastos do projeto durante a execução.
5. O SUAP apresenta o que registramos no Plano de aplicação comparando o que registramos no Plano de Desembolso?
R: Sim. Você pode verificar no “Demonstrativo do Plano de Aplicação/Memória de Cálculo e Desembolso” tudo que é lançado na “Memória de Calculo”, no “Plano de Desembolso” e no registro dos “Gastos”. Esse Demonstrativo, apresenta o resumo o valor total que foi planejado e o valor que foi executado. Quando os lançamentos são feitos de forma correta, esse demonstrativo contribuirá para que você verifique o saldo disponível que tem a gastar na execução do seu projeto.
6. Posso incluir no Plano de Aplicação/Plano de Desembolso a previsão de despesa com a bolsa do discente?
R: Pode, desde que o Edital permita. No caso do PIBIEX esse pagamento é feito pelo Campus, então, essa despesa, não pode ser adicionada no plano de aplicação/plano desembolso.
EXECUÇÃO DE PROJETO
1. É possível realizar uma atividade/meta não prevista no projeto?
R: Sim, desde que antes o projeto seja alterado para contemplar a nova atividade. Sem a alteração prévia não é possível. Essa alteração deverá ocorrer somente após os procedimentos formais previstos em normativas vigentes e após deferimento dos responsáveis pela análise
2. É possível realizar uma atividade em prazo diferente do previsto (ex: previ que seria em março, mas resolvi executar em janeiro)?
R: Sim, desde que na hora do registro da atividade coloque a data correta da realização e no campo observação explicar o porquê da alteração de data. Se essa mudança implicar em aumento do prazo de execução do projeto, deve-se fazer a solicitação de alteração da PROEX (para projetos que são fomentados pela PROEX e receberam recurso financeiro). Os projetos sem recurso financeiro devem ter pedido de prorrogação de prazo analisados pela Coordenação de Extensão.
3. No momento da execução do Projeto (Executado), o que devo inserir no campo Indicador Qualitativo?
Os indicadores qualitativos executados sinalizam em que grau a atividade foi realizada a contento, conforme segue:
No campo descrição / observação, informar as justificativas necessárias a respeito das atividades e os indicadores.
Atenção: essas informações são muito relevantes para a construção dos nossos indicadores e melhorias dos nossos procedimentos internos.
1. No campo Plano de Aplicação é preciso anexar comprovante de atividade realizada?
R: Não. Quando for Nota Fiscal deverá ser anexada quando do registro do Gasto no plano de desembolso.
1. O Plano de Desembolso precisa ser seguido ou posso realizar as compras em meses diferentes do estipulado?
R: O ideal é ser realizado dentro dos meses estipulados, porém pode ser realizada compras em meses diferentes do estipulado, atentando só para o prazo de execução do projeto determinado pelo Edital ou orientações da PROEX.
2. O que é o gasto?
R: O gasto é o local onde você deve incluir as aquisições (serviços / materiais) adquiridos para a execução do projeto.
3. Como devo incluir o gasto?
R: Você deverá incluir na aba “Planos de Desembolso”, realizando o lançamento do desembolso por documento fiscal comprobatório, a exemplo de: recibos (para serviços tomados de pessoas físicas(, notas e cupons fiscais, comprovante de pagamento de bolsa (quando for o caso). Em “gerenciar gasto” você deverá incluir as informações sobre o gasto (despesa), conforme descrito no documento fiscal, de forma a demonstrar o que foi adquirido. Todas a informações relevantes sobre a aquisição, deverão constar na descrição e ou observação, para que o monitor (a) do seu projeto possa utilizá-la na hora de validar os seus gastos.
4. E se o gasto não for realizado, o que é preciso fazer?
R: Caso não haja gasto de algum valor, você deverá fazer o registro em “Gerenciar Gasto” marcando a opção “gasto não executado” e informar no campo observação, o motivo de não ter realizado o gasto previsto e devolver o valor mediante GRU.
Sugerimos evitar a devolução de recursos destinados à execução do seu projeto. Ressaltamos que o valor devolvido em outro exercício / ano, não retorna ao IF Baiano, portanto esses valores não podem mais ser utilizados.
5. É possível que um gasto seja reprovado / não validado pela Coordenação de Extensão?
R: Sim, caso o gasto não tenha sido realizado seguindo as orientações / normativas da PROEX. Contudo, recomendamos que havendo dúvidas quanto a “não conformidade” esta deverá ser tratada previamente junto à Coordenação de Projeto, para os devidos ajustes, se for o caso, de modo que a Coordenação de Extensão possa reavaliar os registros e validá-los ou não. Essa orientação, se deve ao fato de que uma vez registrado o monitoramento (validação ou não validação), a Coordenação de Projeto não conseguirá promover os ajustes necessários, quando for o caso.
1. Devo anexar fotos das atividades executadas?
R: Sim. Deve-se anexar na aba “Fotos”. As fotos não devem ser anexadas como comprovantes de atividades. Sugerimos fazer o registro de todas as ações de extensão inerentes ao projeto e quanto mais fotos forem anexadas melhor.
1. Qual a função da aba prestação de contas?
R: Nessa aba do projeto a Coordenação deverá incluir, se for o caso, em “Comprovante de Pagamento de GRU”, o comprovante e a GRU (em arquivo único do tipo PDF) referentes aos valores recebidos e não utilizados a serem devolvidos.
Atenção: Não utilizar o campo “Extratos Mensais do Cartão Pesquisador”.
1. O que é preciso incluir na aba conclusão?
R: Essa aba serve para incluir os Resultados Alcançados, a Disseminação de Resultados e as Observações inerentes ao projeto. Recomenda-se incluir o máximo de informações relativas ao projeto, seja sobre os objetivos propostos e seus alcances, seja sobre a participação da comunidade e dos discentes extensionistas, pontuando os resultados quanto a sua participação no projeto e o seu processo formativo, no que tange a sua formação profissional e cidadã em relação ao mundo do trabalho e às diretrizes de extensão. É importante também mencionar os materiais, produtos elaborados e a participação dos discentes e comunidades na elaboração destes. A participação em eventos científicos provenientes da execução do projeto.
Quanto à disseminação de resultados, é importante observar se o que foi previsto já foi realizado e apresentar todos os resultados já disseminados, informando o alcance destes.
No campo observação, é possível incluir toda e qualquer informação que a Coordenação do Projeto considere relevante e que vai consubstanciar as análises.
Atenção: essas informações são muito relevantes para a construção dos nossos indicadores e melhorias dos nossos procedimentos internos.
1. Como utilizar o campo lições aprendidas, que tipo de informação colocar?
R: As lições aprendidas são obtidas a partir da reflexão da equipe e geram um conhecimento que pode proporcionar a melhoria contínua no gerenciamento e execução de futuros projetos. Portanto, nesse campo, é importante registrar o que foi aprendido com os erros e acertos na execução do projeto. O seu preenchimento se dá na finalização do projeto e para finalizar o projeto é obrigatório informá-la(s).
1. Posso comprar algo após o fim do prazo de vigência do projeto?
R: Não. Não é possível adquirir itens fora do período de execução do projeto.
Exemplo prático: Se o período de execução do projeto ocorre entre 01/02/2024 e 05/abr/2024, só poderão ser realizadas compras dentro desse período. Recomendamos adquirir todos os itens necessários para o projeto nos primeiros 2 meses de execução, por precaução.
2. Como realizar despesa com alimentação durante a execução do projeto?
R: As despesas com alimentação e hospedagem podem ser realizadas apenas para os discentes. Recomendamos verificar atentamente o anexo I da NI 05/2022, disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/ , para mais esclarecimentos.
3. Como realizar despesa com passagens e diárias durante a execução do projeto?
R: As despesas com passagens, hospedagens e diárias podem ser realizadas apenas para discentes. Recomendamos verificar atentamente o anexo I da NI 05/2022, disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/ , para mais esclarecimentos.
4. Como e quando é possível contratar serviços de Pessoa Física?
R: Quando o projeto demandar execução de serviços por pessoal técnico. Verificar a emissão de recibo via SUAP. Dê preferência a emissão de Nota Fiscal Avulsa, na impossibilidade, utilize o recibo.
5. Como e quando é possível contratar serviços de Pessoa Jurídica?
R: Quando o projeto demandar execução de serviços por empresas com CNPJ.
6. Como e quando é possível custear despesa com participação de discentes em eventos científicos no país?
R: Quando discentes vinculados ao Projeto fizerem apresentação de trabalho em eventos vinculados a área do projeto. É importante prever essa atividade nas metas / atividades. Recomendamos verificar atentamente o Anexo I da NI 05/2022, disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/normativas/, para mais esclarecimentos.
ALTERAÇÃO DE PROJETO
1. O que pode ser alterado no projeto?
R: Metas/atividades (Cronograma), equipe e plano de aplicação / desembolso (orçamento).
2. Posso realizar quantas alterações quiser e a qualquer tempo?
R: Não. Atualmente, de acordo a normativa em vigor, as alterações estão limitadas a duas no total e devem ser feitas até 2 meses antes do encerramento do projeto. Lembrando que qualquer pedido de alteração no projeto deve ser submetido à Coordenação de Extensão e, em alguns casos, precisam ser analisados e aprovado pela PROEX. Verifique a normativa vigente!
3. Quantas vezes posso pedir prorrogação do cronograma do projeto?
R: Para solicitar prorrogação o Coordenador de Projeto deverá observar as normativas em vigor, inclusive o edital ao qual o projeto se refere. Lembrando que qualquer perdido de prorrogação de prazo, precisa ser analisado e aprovado pela PROEX, antes de qualquer alteração. Verifique a normativa vigente!
4. As metas/atividades podem ser alteradas?
R: Sim, desde que o pedido formal de alteração seja analisado e deferido previamente pela PROEX. Com o deferimento emitido, a Coordenação do Projeto deve realizar as seguintes etapas.
O(A) Coordenador(a) de Projeto deverá solicitar autorização à PROEX, mediante emissão de formulário próprio com justificativa(s), tramitar o pedido, mediante processo de alteração junto à Coordenação de Extensão do seu Campus, informando as novas metas.
Após deferimento, o(a) Coordenador(a) do Projeto deverá realizar as observações necessárias nas metas / atividades do seu projeto, conforme etapas:
4.1 E se houver apenas alteração de datas de execução e de quantitativos?
R: Nesse caso, a Coordenação do Projeto deverá informar essas alterações na hora do registro da execução.
Exemplo prático: planejou a execução para acontecer no período de 01/10/2024 a 10/10/2024, mas só foi possível executar de 15/10/2024 a 20/10/2024. Na hora de registrar as atividades, vai precisar alterar as datas previamente informadas pelo SUAP para as que efetivamente as atividades foram executadas. Da mesma forma, em relação ao indicador quantitativo e qualitativo, tudo deve ser informado como de fato ocorreu na execução e a Coordenação do Projeto deverá informar no campo Descrição / Observação, todas as informações necessárias e relevantes referentes às execuções das atividades. Isso tornará o seu projeto apto para que o monitor possa validar as ações.
5. É preciso colocar comprovantes referentes às metas / atividades executadas?
R: Sim, pois toda atividade é necessário comprovar as ações executadas. Nesses casos, não devem ser colocadas fotos, pois existe uma aba específica para fotos. Exemplos de comprovantes: folha de frequência de uma reunião, ata de reunião, modelos de questionários aplicados, artigos científicos da execução do projeto, relatos de experiências, certificados, Relatórios, materiais didáticos (guias, regulamentos, cartilhas, e-books, etc) elaborados para o projeto, links de redes sociais, justificativas para atividades não executadas, planilhas de revisões bibliográficas, entre outros.
6. O que é necessário fazer para alterar / incluir / exluir um discente voluntário do projeto?
Atenção: a alteração somente é permitida após deferimento da Coordenação de Extensão, mediante processo de pedido de alteração, devidamente instruído.
R: Preencher o formulário de Requerimento para Alteração de Projeto de Extensão no SUAP e anexar os seguintes documentos: Termo de Compromisso de Discente (a) Extensionista Voluntário; Autorização do Responsável Legal (caso menor de 16). Para a exclusão de discente voluntário, apresentar o Termo de Desligamento do Projeto e anexar ao projeto na aba “anexos” em “outros anexos”.
7. O que é necessário fazer para alterar / incluir / excluir o discente bolsista do projeto?
Atenção: a alteração somente é permitida após deferimento da Coordenação de Extensão, mediante processo de pedido de alteração, devidamente instruído.
R: É preciso realizar as mesmas etapas do item 6 e anexar o novo Termo de Compromisso de Discente(a) Extensionista Bolsista, ou caso o discente voluntário seja o novo bolsista, substituir o Termo de Compromisso de Discente (a) Extensionista Voluntário pelo de Bolsista, nessa situação o termo anterior deverá ser anexado ao projeto na aba “anexos” em “outros anexos”. Para a exclusão de discente bolsista, apresentar o Termo de Desligamento do Projeto e anexar ao projeto na aba “anexos” em “outros anexos”.
8. O que é necessário fazer para substituir o coordenador do projeto?
Atenção: a alteração somente é permitida após deferimento da Pró-Reitoria de Extensão, mediante processo de pedido de alteração, devidamente instruído.
R: Preencher formulário de Requerimento de Alteração de Projeto de Extensão no SUAP e anexar os seguintes documentos:
Após autorização da PROEX, o(a) Coordenador Substituído deverá realizar a atualização incluindo o novo Coordenador de Projeto na equipe (no SUAP).
9. O que é necessário fazer para incluir / alterar membro da equipe colaborador do IF BAIANO?
R: Anexar a Declaração de Anuência da Chefia Imediata, do novo colaborador e / ou “Encerrar a participação” do colaborador antigo na aba “Equipe”, em caso de desligamento.
10. Quando for excluído um membro da equipe do projeto, sem substituição, o que fazer?
R: “Encerrar a participação” deste na aba “equipe” do Projeto no SUAP, informando a Data de inativação e a justificativa.
11. Posso cancelar o projeto?
R: Sim, desde que não tenha sido realizada nenhuma atividade, gasto com serviços e materiais ou pagamento de bolsa (de forma isolada ou cumulativamente). Nesse caso, o (a) Coordenador(a) deverá apresentar “Declaração de Cancelamento de Projeto”, devidamente assinada, com as devidas justificativas e, se houve recebimento de recurso financeiro, deve-se realizar a devolução do recurso por meio de GRU (orientações disponíveis na página da PROEX – https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/cgppe/).
O pedido de cancelamento do projeto deve ser feito no próprio projeto, em aba específica. Essa solicitação será analisada e validada, se for o caso, apenas pela PROEX
Caso já tenha sido realizada qualquer atividade do projeto, gasto com serviços ou materiais e/ ou pagamento de bolsas (de forma isolada ou cumulativamente), não é permitido o cancelamento. Nesse caso, o(a) Coordenador(a) do projeto deverá encaminhar a prestação de contas, seguindo as orientações descritas na normativa vigente (disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/cgppe/).
12. Posso suspender o projeto?
R: Não, a menos que haja alguma orientação expressa da PROEX nesse sentido.
13. Posso finalizar o projeto antes do prazo previsto?
R: Sim. Desde que realizada prestação de contas do projeto e comunique a suspensão de pagamento de bolsas aos discentes, quando for o caso.
PRESTAÇÃO DE CONTAS
1. Para projetos de 2019 em diante recomendamos leitura atenta da NI 05/2022, disponível em https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/cgppe/.
2. Na prestação de contas, quando tem alguma inconsistência o Coordenador de Extensão deve devolver ao Coordenador de Projeto ou deve encaminhar com seu parecer para a PROEX?
R: O(A) Coordenador(a) de Extensão devolve ao Coordenador do Projeto solicitando adequação, após a aprovação pela Coordenação de Extensão, esse deve encaminhar a prestação de contas para a apreciação da PROEX, mediante “Formulário de Prestação de contas pelo(a) Coordenador(a) de Extensão”, no qual deve constar o parecer do(a) Coordenador(a) de Extensão.
3. Qual o padrão dos documentos fiscais comprobatório de despesas que devem ser apresentados?
R: o documento deve ter valor fiscal, estar em nome do(a) Coordenador(a) de Projeto (com indicação de CPF), ter data de emissão dentro do período de execução do projeto, descrever os itens, quantidades e valores unitários, valor total e estar legível.
Todos as orientações acerca do tipo de despesa permitido e a instrução para utilização do recurso financeiro (Anexo I, da NI 05/2022) podem ser observadas nos editais e, encontram-se estão disponíveis em: https://ifbaiano.edu.br/portal/extensao/cgppe/.
4. Qual o padrão de recibo que pode ser apresentado por Pessoa Física prestador de serviços?
R: O recibo deve estar em nome do(a) Coordenador(a) de Projeto (com indicação de CPF), ter data de emissão dentro da vigência do projeto e descrever o serviço prestado e valor total. Deve estar legível. Esse documento encontra-se disponível no SUAP. Também pode ser utilizada a Nota Fiscal Avulsa (mais recomendável).
5. No projeto do SUAP, na aba “Prestação de Contas” tem “Comprovante de GRU” e “Extratos mensais do cartão do pesquisador”. Quando e como devo usar esses campos?
R: Quando ocorrer devolução de recursos financeiros não utilizados no projeto e nesse caso, o(a) Coordenador(a) de Projetos deverá gerar um arquivo único em PDF, contendo a GRU e o comprovante de pagamento. Vale lembrar que não será aceito o comprovante de agendamento.
Em relação aos extratos mensais do cartão pesquisador, este campo não deverá ser preenchido, haja vista que a PROEX não utiliza o Cartão Pesquisador.
6. Caso tenha gastado mais do que o recurso financeiro disponibilizado para execução do projeto, o que acontece?
R: O(A) Coordenador(a) do Projeto assumirá o valor excedente, tendo em vista que a PROEX não realiza qualquer tipo de reembolso.
7. Caso tenha gastado menos do que o recurso financeiro disponibilizado para o projeto, o que acontece?
R: O(A) Coordenador(a) do Projeto deverá devolver o recurso financeiro por meio de GRU, conforme orientações disponíveis no site da PROEX.
8. Preciso fazer um relatório final do projeto submetido pelo SUAP?
R: Não. A partir dos registros feitos durante a execução do projeto, os relatórios parcial e final são automaticamente gerados. Portanto, todas as informações relevantes do seu projeto deverá ser registrada neste, haja vista que os referidos relatórios são emitidos com base nas informações fornecidas pela Coordenação do Projeto. Para acessá-los no SUAP clique em Visualização> Relatório. Contudo, o(a) Coordenador(a) de Projetos deverá seguir as orientações da NI 05/2022, para solicitação da análise do projeto.
ATENÇÃO!! Para projetos anteriores a 2019, é necessário o relatório final e deve-se preencher o formulário próprio e encaminhar via processo no SUAP para a Coordenação de Extensão da Unidade, que enviará à PROEX para parecer final (vide orientações da NI nº 05/2016 e 05/2017).
FINALIZAÇÃO DO PROJETO
1. Qual a diferença de finalização e conclusão de projeto?
R: Finalização é a etapa realizada pelo(a) Coordenador(a) de Projeto, após realização de todas as atividades do projeto, juntamente com a validação das metas e gastos realizados pelo(a) Coordenador(a) de Extensão. Conclusão é quando o parecer de conclusão do projeto (parecer do monitor) é emitido pela PROEX (para os editais com recurso financeiro) ou pela Coordenação de Extensão (para os editais de fluxos contínuos).
2. Quando e como posso emitir uma declaração para os membros da equipe?
R: A declaração poderá ser emitida pelo(a) Coordenador(a) do Projeto, a qualquer tempo e para qualquer membro da equipe que esteja cadastrado no SUAP, durante o período de execução do projeto. Para imprimir, acesse o projeto na aba > Equipe, escolha o membro da equipe e clique em > Declaração de Participação.
3. Quando e como posso emitir certificados para os membros da equipe?
R: Os certificados podem ser emitidos após a conclusão do projeto. O próprio SUAP mudará o status de declaração para certificado. Para emitir o certificado, acesse o projeto e na aba >Equipe, escolha o membro da equipe e clique em >Certificado de Participação.
4. Quando e como posso emitir o Relatório Parcial e o Relatório Final?
R: A partir dos registros feitos durante a execução do projeto. Os relatórios parcial e final são automaticamente gerados no SUAP. Para acessá-los no SUAP clique em Visualização > Relatório.
5. Um projeto com pendências pode ser finalizado ou concluído?
R: Não. O SUAP não permite finalizar ou concluir projetos com pendências. Para verificar as pendências de um projeto clique na aba “pendências” e depois no link para ser direcionado ao local da pendência. Lembrando que a pendência tanto pode estar relacionada às ações da Coordenação do Projeto, quanto às ações inerentes à Coordenação de Extensão.
6. Que itens devem ser apresentados na finalização do projeto?
R: Declarações de Frequência dos discentes, Listas de presença dos eventos realizados, fotos, relatórios de atividades ou avaliação de discentes, produtos gerados (relato de experiência, cartilhas, guias, relatório fotográfico, documentário, artigos, manuais etc), documentos fiscais (notas e cupons fiscais e recibos) das despesas realizadas (compra de materiais e contratação de serviços adquiridos). Esses documentos devem estar devidamente preenchidos e legíveis). Esse texto é exemplificativo, recomendamos verificar atentamente o NI 05/2022.
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