No que se refere à implementação da gestão de riscos enquanto processo global, em 2020 o IF Baiano continuou adotando iniciativas que permitiram avançar na abordagem sistemática de riscos e oportunidades, cabendo destaque para as ações de:
Dentre os processos mapeados no ano de 2020, cujos trâmites passaram a ser exclusivamente eletrônicos, estão os relativos às licitações, pagamentos, ressarcimento referente a servidor cedido, celebração de parcerias, formalização e apuração de denúncia no âmbito da Comissão de Ética do Instituto Federal Baiano. O mapeamento e a tramitação eletrônica dos processos de licitações e pagamentos colaboraram para a efetividade da gestão de riscos e do Plano de Ação para Transparência de Processos de Licitações e Gestão de Contratos, que foi elaborado pelo IF Baiano para atendimento ao Acórdão TCU nº 389/2020.
Um dos maiores desafios enfrentados pelo IF Baiano para avançar na implementação da gestão de riscos, em 2020, foi a conciliação com outras demandas, notadamente as ensejadas pelo cenário da pandemia da Covid-19, entre elas, a remodelagem das atividades funcionais da forma presencial para procedimentos e atendimentos eletrônicos, as constantes normatizações internas, e o atendimento aos pedidos de informações de órgãos externos.
O Comitê de Governança, Riscos e Controle (CGRC), instância responsável pela promoção, liderança e supervisão da gestão de riscos e dos controles internos no IF Baiano, diante do contexto externo marcado pela pandemia e por variáveis que afetaram diretamente atividades finalísticas da Instituição, sobretudo, as relacionadas com a oferta presencial de cursos, desenvolveu trabalho de análise de riscos importante para o enfrentamento desse cenário de constantes incertezas e, consequentemente, para minimizar o impacto em relação aos objetivos e metas estabelecidas para 2020. Foram realizadas 14 (quatorze) reuniões desse Colegiado, mais que o triplo do ano de 2019 (04), sendo deliberadas algumas ações e diretrizes, tais como:
Na análise do ambiente externo e interno, foram considerados aqueles eventos com capacidade de impactar negativamente a geração de valor e os resultados institucionais pretendidos pela gestão do IF Baiano no curto e médio prazo. Nesse sentido, os quadros seguintes apresentam as ameaças e oportunidades que caracterizaram o ambiente de atuação do IF Baiano quanto ao alcance dos objetivos estratégicos.
1. PRINCIPAIS FONTES DE RISCOS IDENTIFICADOS PELA GESTÃO DO ENSINO:
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2. OPORTUNIDADES E GERAÇÃO DE VALOR INSTITUCIONAL DO ENSINO
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1. PRINCIPAIS FONTES DE RISCOS IDENTIFICADOS PELA GESTÃO DA EXTENSÃO
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2. OPORTUNIDADES DE GERAÇÃO DE VALOR INSTITUCIONAL DA EXTENSÃO
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1. PRINCIPAIS FONTES DE RISCOS IDENTIFICADOS PELA GESTÃO DA PESQUISA
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2. OPORTUNIDADES DE GERAÇÃO DE VALOR INSTITUCIONAL DA PESQUISA
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1. PRINCIPAIS FONTES DE RISCOS IDENTIFICADOS PELA GESTÃO DE PESSOAS
[table id=49 /]
2. OPORTUNIDADES DE GERAÇÃO DE VALOR INSTITUCIONAL NA GESTÃO DE PESSOAS
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1. PRINCIPAIS FONTES DE RISCOS IDENTIFICADOS PELA GESTÃO DE TI
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2. OPORTUNIDADES DE GERAÇÃO DE VALOR INSTITUCIONAL IDENTIFICADOS PELA GESTÃO DE TI
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1. PRINCIPAIS FONTES DE RISCOS IDENTIFICADOS PELA GESTÃO DO DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL
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2. OPORTUNIDADES E GERAÇÃO DE VALOR INSTITUCIONAL
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* Resultados da Pesquisa de Qualidade do atendimento realizada em 2020
Parcerias
Os Núcleos de Planejamento e Parcerias Institucionais (NUPPI) nos Campi, contaram com acompanhamento da Prodin, bem como a criação e aprimoramento de instrumentos e documentos para a formalização de parcerias institucionais, a disponibilização de novos documentos, fluxos de processos, instrumentos, planilhas de controle de parcerias no portal (https://ifbaiano.edu.br/portal/prodin/copin/ ), assim como a mudança no fluxo de processos de formalização de parcerias, com sua descentralização, o que proporcionou mais celeridade neste procedimento, reduzindo de 24 para seis etapas, contribuíram para o aumento do número de acordos formalizados em 2019.
No ano de 2020, houve avanços com a elaboração e publicação da Instrução Normativa 29/2020 – RET-GAB/RET/IFBAIANO, DE 18 de junho de 2020, que normatiza o fluxo para a realização de parcerias entre o Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Baiano (IF Baiano) e as instituições nacionais e internacionais com ou sem fins lucrativos, além do início da tramitação das parcerias por meio digital pelo Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). A redução no número de parcerias formalizadas no ano está relacionada ao contexto de pandemia provocado pela COVID-19.
Planejamento Estratégico
Os fóruns com a comunidade fizeram parte de uma etapa muito importante do processo de elaboração do PDI 2021 – 2025. Foi um momento de exercício de escuta que teve o foco nas questões apresentadas por estudantes, docentes, técnicos, terceirizados estagiários e comunidade externa. Cada unidade da instituição se organizou para realizar o seu fórum, onde foi realizada a análise FOFA (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças) que serviu de subsídio para a etapa seguinte. No gráfico abaixo constam os temas abordados nesses fóruns e a porcentagem de cada tema. Observamos que as políticas de atendimento aos estudantes se destacaram nas discussões, seguida pela infraestrutura, qualidade de ensino e integração.
A participação da comunidade aconteceu tanto através dos fóruns (50 encontros) quanto através do questionário construído a partir das discussões realizadas nos encontros. A pesquisa contou com 2.932 contribuições, sendo: 61,78% de estudantes; 22,63% de servidores; 10,65% de comunidade externa; 4,19% de terceirizados; e 0,76% de estagiários. Essas duas formas de interação, que tiveram lugar em 2019 e 2020, possibilitaram uma maior participação da comunidade acadêmica do IF Baiano nas diretivas que nortearão nossas ações nos próximos cinco anos. O gráfico a seguir mostra a distribuição dos participantes por campus nos fóruns e na pesquisa aplicada na plataforma Opina.
Participação nos fóruns e na pesquisa
Diálogos sobre Planejamento Estratégico
Como forma de subsidiar o planejamento de cada unidade, a Prodin iniciou em 2019 uma série de reuniões presenciais com as equipes gestoras locais para refletir o planejamento à luz dos dados institucionais, do desempenho de cada uma em relação às metas e as oportunidades observadas em cada território de identidade no que dizia respeito à ocorrência de arranjos produtivos, comunidades tradicionais e peculiaridades locais. Em 2020, continuamos essa ação de forma virtual, através de webconferências.
Realização das Reuniões de Avaliação da Estratégia (RAEs)
As RAEs fornecem dados e fatos que asseguram uma gestão objetiva da estratégia. Dessa forma o IF Baiano vem ao longo dos últimos anos buscando incentivar e aumentar o número de reuniões realizadas, conforme demonstrado no gráfico abaixo, com o propósito de cada vez mais qualificar nosso caminho em busca da melhora dos índices e das metas estabelecidas no Plano de Desenvolvimento Institucional.
Assim como nos anos anteriores, realizamos uma consulta aos gestores dos campi, no nível tático e operacional, sobre os riscos, oportunidades, desafios e, também, ações desenvolvidas na área de sustentabilidade ambiental durante o ano de 2020. A partir dos relatos apresentados estabelecemos temas centrais que compuseram os gráficos abaixo, bem como suas fontes de origem.
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