Tempos de crise demandam soluções inovadoras que possibilitem a economia de recursos e consequentemente a manutenção do funcionamento das organizações. A redefinição do modelo de trabalho, dessa forma, é inevitável, mas não se trata em automatizar a burocracia, trata-se de implantar mecanismos que naturalmente promovam mudanças que contribuam para aumento da eficiência na gestão dos processos e que tragam economia para os cofres públicos.

Nessa conjuntura, o IF Baiano, em consonância com diversos órgãos da administração pública brasileira, adotou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Essa ferramenta permite a produção, edição e tramite de processos, proporcionando assim diversos ganhos.

De acordo com o Portal do Software Público, as principais características e facilidades do SEI são:

• Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
• Acesso Remoto: em razão da portabilidade já mencionada, pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que os usuários trabalhem a distância;
• Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;
• Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
• Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Deste modo, várias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;
• Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;
• Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

Nesse contexto, ressaltam-se os ganhos expressivos obtidos nos Ministérios das Comunicações e no Ministério do Planejamento:

No entanto, é importante ficar claro que toda novidade necessita de um tempo de adaptação e que o uso de sistemas computacionais requer aprendizado e prática. Dessa maneira, o Grupo de Trabalho do SEI vem desenvolvendo atividades com foco no menor impacto possível no trabalho do usuário. Espera-se, dessa maneira, que os novos recursos beneficiem a comunidade e tragam maior qualidade, para que todos nós possamos melhorar os resultados institucionais para a sociedade.