Em novembro do ano passado, foi assinado um Acordo de Cooperação Técnica entre o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e o IF Baiano para cessão, sem custo de licenciamento, de uso do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4).  (Veja Plano de Trabalho e Extrato do Acordo no DOU)

O SEI gerencia processos administrativos e documentos eletrônicos, reduzindo a utilização de papel. Os processos poderão ser analisados por busca textual, permitindo a tramitação e o acesso aos documentos de maneira remota, o que possibilita maior agilidade, produtividade, transparência e redução dos custos. O sistema contempla ainda processos ligados a ouvidoria, gestão estratégica, inspeção administrativa e estatísticas.

De acordo com a Tecnologia da Informação do IF Baiano, o sistema atual (SIGA – Sistema Integrado de Gestão Acadêmica) ficará disponível apenas para consulta e para tramitação de documentos físicos, que deverão ser digitalizados e incorporados ao SEI, como é o caso de documentos e processos externos recebidos pelas unidades do IF Baiano.

Foi criada uma comissão para conduzir a implantação do novo sistema no IF Baiano. Além de preparar a infraestrutura tecnológica, estão previstos a elaboração de um Programa de Gestão Documental e implementação de certificados digitais, bem como o processo de transição para o novo sistema, através de treinamento, normativas de utilização e desativação do SIGA. A Comissão tem participado de palestras, oficinas e cursos de capacitação. Também foram realizadas visitas técnicas  a Universidade Federal de Brasília – (UNB), Superior Tribunal de Justiça (STJ) e Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.

“A decisão de implantação do SEI no IF Baiano, deve-se a um estudo realizado por membros da comissão de implantação que constatou que esta seria a melhor opção para a tarefa de atendimento ao PEN [Processo Eletrônico Nacional]. Trata-se de uma ferramenta de fácil acesso e manuseio, além de ser um sistema gratuito que se destaca sobre as opções de alto custo disponíveis no mercado”, disse o gestor de implantação e chefe do Núcleo de Gestão Documental do IF Baiano, Luís Carlos Batista.

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