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Dez meses após implantação, Suap traz mais eficiência ao IF Baiano
Atualizado em 16 de agosto de 2019 às 10:55 horas | Publicado em 16 de agosto de 2019 às 10:54 horas
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Em menos de um ano de implantação, o Sistema Unificado de Administração Pública (Suap) está apresentando resultados significativos de agilidade em processos, eficiência, transparência e economia em impressões e redução da aquisição de material de expediente como caixas para arquivo, caneta, papel e armário. A migração dos processos para o sistema ainda não aconteceu 100%, mas setores como DGP, DGTI, Prodin, Proplan, Proex, Propes e Gabinete já utilizam o Suap em algumas operações e relatam importantes benefícios com o uso.

Segundo o diretor de Gestão de Tecnologia da Informação, Robson Cordeiro Ramos, o primeiro módulo inserido no sistema foi o da Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP), com os dados funcionais dos servidores. “De outubro de 2018 até hoje, outros módulos foram inseridos, partindo sempre da necessidade de cada setor”, explica Robson. Atualmente, o servidor tem portarias emitidas via Suap, realiza chamados para a DGTI, faz reserva de salas via sistema, consulta e acompanha a movimentação de processos que estão sendo tramitados eletronicamente.

O primeiro processo rodado totalmente no Suap foi o de Prestação de Contas do Ressarcimento de Auxílio Saúde. Segundo Robson, cerca de 800 servidores dos campi e da reitoria utilizaram o sistema para a prestação de contas sem dificuldades. Este foi o ponta pé inicial para que outros processos fossem operados via Suap. Para que um setor implante um processo no sistema existe um rito acompanhado pelo Comitê de Risco do IF Baiano para garantir a segurança no início da utilização, além de orientação da Prodin no mapeamento do fluxo processual. “Não estamos 100% com processos eletrônicos no IF Baiano ainda porque não é possível realizar essa mudança cultural sem um estudo minucioso de riscos e impactos”, explica o diretor da DGTI.

Equipe da DGTI responsável pela implantação do Suap

A Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional (Prodin) foi um dos primeiros setores a utilizar a plataforma do Suap, ainda em 2018. A primeira grande aposta da Prodin no sistema foi no módulo de planejamento institucional, que permitiu otimizar a análise de dados do Plano de Ação Anual (PAA) e trouxe ganhos estratégicos para a instituição. Se antes a operacionalização do PAA era feita através de planilhas de Excel, analisadas somente após o ciclo de um ano de execução do plano, hoje, é possível acompanhar e estudar os dados inseridos no Suap em tempo real. “Faltava um alinhamento dessas planilhas eletrônicas com o PDI e com a estratégia e a missão da Instituição, havia uma dificuldade de vincular e acompanhar os dados”, afirma Eligerlisson Souza de Almeida, coordenador-geral de Projetos Estratégicos da Prodin. Agora, com o sistema trabalhando os dados de forma inteligente, a Prodin acompanha melhor as ações do PAA e sua vinculação aos indicadores do Plano de Desenvolvimento Institucional, o que reflete numa melhora no alcance das metas, da visão e da missão do IF Baiano.

Para Eligerlisson, que tem acompanhado o mapeamento de cada novo processo que passa a ser executado via Suap, com o modelo eletrônico, ganha-se muito em confiabilidade de dados e agilidade de tramitação. “Não há perdas de documentos anexados eletronicamente nem trocas, tudo fica registrado e salvo no sistema, além disso, a economia de tempo gasto na tramitação de processos que iam e vinham de um campus distante para Reitoria em vários dias, hoje, leva o tempo de um click para chegar aqui, um ganho de tempo tanto para a parte interessada no processo, quanto para o servidor que o opera, diminuindo, assim, a sobrecarga de trabalho”, explica o coordenador-geral de Projetos Estratégicos.

A partir de junho deste ano, a Pró-reitoria de Administração e Planejamento (Proplan) migrou três dos seus processos mais volumosos em emissão de impressões para o Suap, processos de compras, pagamentos e movimentos diários. Essa migração gerou uma expressiva economia de gastos com impressão e papel na Reitoria do Instituto Federal Baiano (IF Baiano). Segundo o pró-reitor de Administração e Planejamento, Leonardo Lapa, ao comparar os dados de abril (quando os processos eram físicos) e junho (mês em que os processos foram implantados no Suap), nota-se que ocorreu uma redução de 15.496 documentos impressos, resultando em uma economia de R$ 5.219,96, que equivale a um percentual de 47,43% dos gastos com impressões da Reitoria. “É possível observar também a redução obtida com a aquisição de resmas de papel A4. Considerando o valor de R$ 16,32 por cada resma com 500 unidades de papel, essa quantidade 15.496 que deixou de ser utilizada, comparando junho a abril, gera uma economia de R$ 505,79”, afirma o técnico em contabilidade, Edilson dos Santos Piedade.

Com a redução de documentos físicos, a Pró-reitoria conseguiu liberar espaço de arquivo e enviar cerca de 20 armários para os campi. “Essa migração para o processo eletrônico deu uma consistência maior aos processos e tornou nosso trabalho mais dinâmico, porque, além da redução de papel, reduziu-se também a burocracia e a demanda de tempo do servidor de levantar de sua mesa, ir até a impressora, pegar assinatura e esperar o processo tramitar de mão em mão”, relata Leonardo Lapa.

A Pró-reitoria de Pesquisa e Inovação (Propes) utilizou o Suap em um edital de apoio a publicações científicas e, segundo o coordenador-geral de pós-graduação, Raimundo Vaz, a plataforma foi utilizada sem nenhum tipo de problema. “Como era uma novidade, tivemos o cuidado de fazer algumas adaptações para facilitar a interação entre o sistema e o usuário”, explica Raimundo. O próximo projeto da Propes com o sistema é inserir os dados da pós-graduação e permitir que os alunos utilizem lá algumas ferramentas. O pró-reitor de Pesquisa e Inovação, Carlos Elizio Cotrim, deseja que, no futuro, 100% dos editais da Propes sejam lançados via Suap, pois isso acarretará mais agilidade, acesso, economia de papéis.

Com a possibilidade de assinaturas e emissões de portarias via Suap, a chefe do gabinete do reitor, Leila Lima, sentiu um impacto muito positivo. “O Suap trouxe mais praticidade para o nosso dia a dia, conseguimos reduzir o volume de papel e tramitar alguns processos com mais agilidade aqui no Gabinete”, afirma Leila. Hoje, o reitor pode assinar as portarias de onde ele estiver, já que o sistema permite a assinatura eletrônica via computador ou até mesmo celular.

Para a coordenadora de Programas e Projetos, Calila Teixeira Santos, a praticidade do sistema tem auxiliado efetivamente as atividades da Pró-reitoria de Extensão. “Lançamos nosso primeiro edital Pibiex no Suap no primeiro semestre deste ano e já podemos ponderar a experiência como positiva e destacar a proximidade neste contato inicial, porque há uma facilidade no acompanhamento do trâmite de todos os envolvidos no processo”, explica Calila. Outros benefícios de fazer as seleções de forma digital, citados por Calila, são redução de tempo para submissão, agilidade no processo de avaliação e redução com material físico.

A Diretoria de Gestão de Pessoas está buscando cada vez mais desburocratizar seus processos, através de ferramentas digitais. Recentemente, passou a contar com o Sistema Integrado de Protocolo, Pagamento e Gestão de Pessoas (Sippag) que atua de forma complementar ao Suap para garantir a segurança e confiabilidade dos cálculos financeiros realizados pela DGP. Em breve, dois novos processos da DGP serão executados via Suap e trarão mais agilidade às demandas dos servidores. São eles: solicitação de férias e auxílio transporte.

Segundo a diretora de Gestão de Pessoas, Luciana Cleide da Cruz Damasceno, o processo de férias foi escolhido prioritariamente por ser uma demanda que atinge 100% dos servidores, já o de auxílio transporte foi escolhido pela necessidade de torná-lo mais célere, já que ele requer um fluxo grande e demorado, quando executado de forma física. A partir de 1 de setembro, os servidores deverão solicitar suas férias através do Suap. A DGP e a DGTI realizaram, nesta quinta-feira, 15, web-conferência
sobre o processo de solicitação de férias com os Núcleos de Apoio à Gestão de Pessoas nos campi para que eles orientem os servidores quanto à realização do processo via Suap.

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